Melhore a maneira como a sua equipe de projeto trabalha em termos de comunicação, integração e sinergia com essas cinco dicas práticas:
1. Não Confie Somente no E-mail
É tentador confiar apenas no e-mail quando se tem uma equipe dividida em diferentes localidades. Os e-mail's tornam mais fácil copiar todos nas informações a serem compartilhadas, e de uma maneira bem rápida. Mas essa não é uma forma efetiva de colaborar de maneira significativa no ambiente de uma equipe.
As caixas de entrada enchem-se rapidamente e torna-se difícil seguir a sequência de uma conversação. Crie uma regra para a sua equipe, definindo que sempre que se atingir sete e-mails em cadeia a respeito de um assunto, você pegue o telefone, ou outra forma direta de comunicação, para finalizar o tema de maneira direta e consistente.
2. Use Ferramentas Colaborativas
Existem várias ferramentas que são melhores do que o e-mail para comunicação e colaboração. Por exemplo, troca de mensagens instantâneas (tipo chat) tornam mais fáceis as conversações em tempo real com outros membros da equipe, não importa onde eles estejam locados. Há ferramentas nas quais você pode hospedar discussões e compartilhar arquivos, as quais são chaves para construir bons relacionamentos de trabalho com seus colegas.
Certifique-se de que todos sabem como usar as ferramentas colaborativas. O ideal é escolher ferramentas que são intuitivas e amigáveis, que permitam uma fácil assimilação pelos usuários, propiciando um uso imediato. Isso facilita também aos eventuais novos membros juntarem-se à equipe, uma vez que não é necessária uma curva de aprendizado no uso dessas ferramentas.
3. Reúna-se Regularmente
Em alguns casos pode não ser possível reunir-se pessoalmente, mas você pode fazer planos para a equipe reunir-se virtualmente em uma base regular. Agende "conference calls" semanais, "webinars" ou sessões colaborativas onde pode-se discutir o progresso e os próximos passos do projeto.
Se você puder juntar todos uma ou duas vezes, pelo menos, durante o projeto, tente fazer isso. Isso é particularmente importante no início e na fase de entrega do projeto. É algo que pode realmente contribuir para construir confiança entre os membros da equipe.
4. Facilite a Comunicação
É normal você querer saber o que está se passando, mas não force os membros da sua equipe a comunicar-se apenas através de você. Se insistir nessa diretriz, você perceberá que logo irá se tornar um gargalo e, como consequência, dificultará a colaboração entre os membros da equipe. Deixe eles conversarem uns com os outros. Use outros métodos, como relatórios de atualização ou reuniões para estar ao par das informações, ao invés de tentar afunilar todo o fluxo de informação através de você.
Confie neles para fazer as decisões adequadas e informar se alguma coisa importante aparecer, que deva ser escalada até você. Isso requer confiança e responsabilidade, mas é assim que equipes de alto rendimento trabalham.
5. Torne o Trabalho Divertido e Auto Motivante
É difícil trabalhar com pessoas que você não pode ver e nem tem a chance de se reunir. Muitas equipes virtuais começam a colaborar melhor com o decorrer do tempo. Mas, no início, isso pode ser bem desafiador. Então, faça isso ser o mais descontraído possível. Compartilhe fotos uns dos outros no trabalho ou das tarefas que você está realizando. Compartilhe vídeos. Há várias formas de tornar mais divertido ou agradável fazer parte da equipe de projeto - tudo o que você tem que fazer é ser criativo!
A LARC Consult pode ajudar você a melhor estruturar e tornar efetivas suas equipes de trabalho e projetos. Se tiver interesse em treinamentos ou suporte nessas atividades, entre em contato conosco!
Roberto Coutinho
LARC Consult - "Criando Sinergia...Agregando Valores"
larc.consult@gmail.com
(12) 99726-2155
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